בעסק קטן המסמכים מגיעים מכל כיוון: ספקים, לקוחות, בנק ותשלומים שוטפים. כשהכול נשאר בערימה אחת, קשה להבין מה כבר טופל ומה עוד פתוח.
הבעיה בדרך כלל אינה המסמך הבודד, אלא היעדר תמונה כוללת: מה קיים, איפה יש פערים, ומה דורש טיפול לפני הדיווח הבא. מיפוי קצר הופך ערימה לא ברורה לרשימת פעולות שאפשר להתקדם איתה.